Il condominio in quanto sostituto d’imposta è tenuto ad importanti adempimenti fiscali: effettuare e versare le ritenute di acconto, ogni qualvolta corrisponda compensi in denaro o in natura soggetti alle ritenute stesse con rilascio della relativa certificazione, nonché presentare la dichiarazione dei sostituti d’imposta (modello 770). È pertanto necessario che il condominio abbia un proprio codice fiscale, che deve essere richiesto dal rappresentante del condominio all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate presentando, oltre i suoi dati personali, anche il verbale dell’assemblea, da cui si evince la sua nomina. In caso di sostituzione dell’amministratore del condominio sarà cura del nuovo rappresentante comunicare la variazione.
L’obbligo ad effettuare le ritenute si verifica, ad esempio, in caso di corresponsione di somme o valori che costituiscono redditi di lavoro dipendente, come quelli pagati al portiere dello stabile o all’incaricato della pulizia se quest’ultimo intrattiene un rapporto di lavoro dipendente, ovvero in caso di pagamenti di somme o valori che sono, invece, da qualificare come redditi di lavoro autonomo, come quelli pagati all’amministratore del condominio stesso o sulle corresponsioni di compensi relativi a contratti di appalto di opere e/o servizi. Per i condomini con non più di quattro condomini, qualora non si è inteso nominare l’amministratore, le ritenute dovranno essere effettuate da uno qualunque dei condomini che, utilizzando il codice fiscale del condominio medesimo, provvederà ad applicare le ritenute alla fonte, ad effettuarne i relativi versamenti e a presentare la dichiarazione dei sostituti d’imposta per le ritenute, i contributi e i premi assicurativi.
Diversamente, per i condomini con più di quattro condomini, per i quali è previsto l’obbligo di nominare l’amministratore, e per quelli con non più di quattro condomini che comunque hanno provveduto a nominare un amministratore, il soggetto normalmente incaricato dal condominio a porre in essere gli adempimenti correlati alle funzioni di sostituto d’imposta è l’amministratore, già tenuto a comunicare gli acquisti effettuati nell’anno solare e i dati dei relativi fornitori nonché, in forza di altre disposizioni di legge ad eseguire gli adempimenti previsti in materia contributiva nei confronti degli istituti previdenziali.